Com o lançamento deste novo serviço, demos o último passo para o fim das pastas de arquivo na Contabilidade.
A partir de agora, e com suporte legal no artigo 23º do Decreto-Lei nº 28/2019, a ENTREGA TOTAL passa a dispor de um serviço que permite que as faturas e demais documentos relevantes em formato de papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, com valor probatório dos documentos originais, tornando o processo inteligente com a leitura por OCR, e possibilitando a consulta e pesquisa de documentos, de forma intuitiva e permanentemente disponível, em qualquer dispositivo com acesso à internet.
Para além das funcionalidades ligadas à contabilidade das empresas, o sistema permite centralizar toda a informação de qualquer negócio num sistema único de arquivo digital, integrado e sincronizado em web cloud. O controlo e acesso seguro aos documentos é garantido a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo online. O seu uso é intuitivo, basta digitalizar os papeis ou fazer o upload diretamente através de email ou de qualquer smartphone.
Entre as várias vantagens do sistema, destacamos:
- A possibilidade de gerir de forma mais eficiente, produtiva e com qualidade todos os documentos e processos de negócio;
- As suas informações ficam seguras, em conformidade com as normas e obrigações legais, recuperáveis e preservadas em segurança – o que não acontece quando são guardadas em papel, onde podem desaparecer, perder-se ou ser vítimas de fatores externos (como roubos e incêndios), que levam à perda de documentação essencial;
- A simplicidade do acesso e disponibilização da informação guardada num Arquivo Digital face a um arquivo tradicional baseado em papel, é outra das grandes vantagens, resultando na diminuição de tempo gasto à procura de informação e também na sua organização. Com um Arquivo Digital é possível ter acesso a toda a informação em horário real, evitando a acumulação e sobrecarga de trabalho em períodos mais críticos.
- A redução dos custos associados à manutenção de um arquivo em papel, desde os gastos com o próprio papel, a impressora, os toners ou tinteiros, os clips, os agrafos, as pastas e os armários.
- Por fim, o fator ecológico! A sua empresa passa a ser amiga do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde, sustentável e saudável!
Após termos integrado um grupo restrito de empresas de Contabilidade que fizeram parte do processo de early adopters no uso e integração do BIZDOCS com o ERP Primavera, numa parceria entre a Pontual IT Business Solutions e a Latourrette Consulting durante o ano de 2022, demos início no passado mês de janeiro de 2023 à disponibilização da plataforma e serviço a toda a nossa base clientes, num processo que será gradual mas imparável a caminho de uma digitalização crescente.
Para qualquer dúvida ou esclarecimento, não hesite em nos contactar: +351220992228 – [email protected]
